Taken diverse ouderlingen / Materiaal over samenwerking / Toerusting

Taken van ouderlingen-kerkrentmeesters, ouderlingen en diakenen

Wat zijn de taken van een ouderling, een pastoraal bezoeker, een contactpersoon, een ouderling-kerkrentmeester? Wat staat een diaken te wachten? Zo af en toe komt die vraag voorbij in de classis. Vandaar dat we een gemeente gevraagd hebben de omschrijvingen op te sturen. We hebben dat wat algemener gemaakt en geven hieronder teksten. Je kunt er plaatselijk gebruik van maken als je zelf tot een omschrijving moet komen. Waarschijnlijk moet je enkele details aanpassen om het precies te laten aansluiten bij de eigen situatie, maar de tekst helpt behoorlijk op weg; althans met dat doel bieden we het hier aan. De volgorde van bespreken is: 1. ouderling-kerkrentmeesters; 2. ouderlingen; 3. pastorale bezoekers; 4. diakenen.

1. Ouderling-kerkrentmeesters

Algemeen:

Aan het College van Kerkrentmeesters is toevertrouwd de verzorging van materiële zaken en het handhaven van financieel beleid, voor zover niet van diaconale aard.

Alhoewel het College van Kerkrentmeesters collectief verantwoordelijk is voor de zaken die aan haar zijn toevertrouwd, is de volgende taakverdeling gemaakt:

Dagelijks bestuur: voorzitter, algemeen adjunct, secretaris, penningmeester, tweede penningmeester, toegevoegd DB-lid (contactpersoon).

Financieel: boekhouding, salarissen/traktementen, arbeidscontracten, zorg dragen voor de boekhoudkundige zaken.

Op het kerkelijk bureau: voorbereiden jaarverslag/Jaarboek, opstellen begroting/meerjarenbegroting.

Bij de taakverdeling wordt verder in het bijzonder aandacht gegeven aan:

Ledenadministratie en geldwerving: Paascollecte, Solidariteitskaskas, Eindejaarscollecte, Actie Kerkbalans, overzicht &quota-ontwikkeling ledental, historisch overzicht actie kerkbalans, coördinatie (vrijwilligers) ledenadministratie, voorbereiden collecterooster &quota in overleg met de diaconie, statistisch overzicht en benchmark, buffetbeheer / kostersoverleg/organisten, zorg dragen voor de kosters, overige personeelsleden en vrijwilligers, betrekking hebbend op het gebruik van het kerkgebouw, produceren liturgie, archivering, beheer en onderhoud gebouwen (bouwkundige zaken), audio en video, contacten derden, juridische zaken, contacten verjaardagsfonds, contactpersoon kerkblad, contactpersoon website kerkrentmeesters, contact persoon kerkomroep.

2. Ouderling

De ouderling heeft taken zowel bij de eredienst als in het pastoraat. Hieronder is in detail uitgewerkt wat de taak bij de eredienst heel concreet tot in het detail zou kunnen betekenen. De tekst kan als een soort draaiboek worden gelezen. In het tweede deel komt de pastorale organisatie aan de orde.

Erediensten

Ouderling van dienst
Ouderling die de afkondigingen doet

Voor aanvang van de wekelijkse kerkdienst:

De ouderling van dienst is ca. 15 minuten voor aanvang van de dienst aanwezig, in gepaste kleding.
De ouderling die de afkondigingen doet neemt 5 minuten voor aanvang van de dienst de map mee, waarschuwt de organist en gaat naar de microfoon om het “lied voor de dienst” aan te kondigen.
Daarna gaat de ouderling terug naar de consistorie.
Als de ouderling weer in de consistorie is, spreekt de ouderling van dienst het consistoriegebed uit.
Tijdens het zingen van het lied voor de dienst gaat de kerkenraad naar binnen.
Eerst de ouderling van dienst, dan de predikant, vervolgens de ouderling die de afkondigingen doet.
De ouderling van dienst geeft de predikant een hand. De predikant gaat naar de kansel en de ouderling van dienst gaat zitten.
De ouderling die de afkondigingen doet gaat achter de microfoon staan (die staat altijd aan). Daarna leest hij/zij de afkondigingen zoals die in de map staan.
De ouderling wenst de gemeente een goede dienst. Na afkondiging van het intochtslied gaan de predikant en de gemeente staan. De ouderling gaat naar de ouderlingenbank. Tot en met het lied na Votum en Groet blijft de gemeente staan.

Aan het einde van de dienst:

Tijdens het slotlied staat de gemeente. Nadat de slotzegen is uitgesproken door de predikant geeft de ouderling van dienst de predikant een hand. Zij gaan dan naar de consistorie (of in overleg met de predikant naar de (hoofd)uitgang).
In de consistorie geven alle ambtsdragers de predikant een hand.
De ouderling die de afkondigingen heeft verzorgd, legt de map weer op de tafel in de consistorie.
Als er een gastpredikant voorgaat, gaat de ouderling van dienst van de eerste morgendienst mee naar de Leerkamer om daar koffie te drinken, behalve als de gastpredikant liever alleen gaat. Dus even navragen wat gewenst wordt.
Na afloop van de eerste morgendienst schrijft de predikant de tekst op de bloemkaartjes en de ouderling van dienst bevestigt deze aan de bloemen voor in de kerk.
Na afloop van de avonddienst spreekt de ouderling van dienst een dankgebed uit in de consistorie. Het dankgebed na de avonddienst betreft ook beide morgendiensten.

Bijzondere diensten

Doopdienst

De beide dienstdoende ouderlingen van de tweede morgendienst zijn aanwezig bij de twee doopgesprekken die voorafgaan aan de doopdienst. Tijdstip doopgesprekken in overleg met predikant.
Tijdens de doopgesprekken worden ook alle praktische zaken besproken, zoals: wie maakt foto’s, bandje van de kerkdienst, stoelen reserveren.
Voor de dienst ondertekent de ouderling van dienst de doopkaarten.
Voor aanvang van de dienst spreekt de ouderling van dienst in aanwezigheid van de doopouders het consistoriegebed uit.
Aansluitend aan de doopplechtigheid overhandigt de ouderling van dienst, na een teken van de predikant, naast de doopkaarten ook de doopkaarsen (die klaar liggen bij het doopvont) aan de doopouders, die zij aansteken aan de grote kaars bij de Avondmaalstafel.
Hierbij wordt niet gefeliciteerd, alleen overhandigd.
Na de doopdienst lopen predikant en ouderling van dienst met de doopouders mee voor in de kerk, waar gelegenheid is om de doopouders te feliciteren.

Huwelijksdienst

In de wijk van de ouderling waar de bruid woont, wordt meestal de wijkouderling gevraagd om bij de huwelijksplechtigheid dienst te doen.
Op verzoek van de predikant ontvangt de dienstdoende ouderling meestal ook een trouwkaart, waar duidelijk de namen en tijden staan vermeld.
We lopen na het consistoriegebed de kerk in naar voren, de ouderling, de predikant en het bruidspaar. Loop als bruidspaar niet te snel.
Na de inzegening van het huwelijk overhandigt de ouderling namens de gemeente de huwelijksbijbel.
De ouderling neemt plaats achter de microfoon met de Bijbel in de hand, houdt een korte toespraak. Wanneer je hierbij een papiertje gebruikt, kun je die op de Bijbel leggen.
Overhandig de Bijbel aan de bruidegom of de bruid, geef daarna bruid en bruidegom een hand.
Aan het einde van de dienst geeft de ouderling de predikant een hand en gaat samen met hem, voor het bruidspaar uit de kerk uit. Soms is er gelegenheid tot feliciteren of wordt er met de kerk op de achtergrond nog een foto gemaakt.
Eventueel gaat de ouderling naar de receptie.

Rouwdienst

Als regel stelt de predikant of scriba de ouderling in kennis als er iemand is overleden in zijn of haar wijk. Vraag om een rouwkaart i.v.m. het tijdstip en plaats van de rouwdienst.
Ongeveer 15 minuten voor aanvang van de dienst in de consistorie van de kerk of het uitvaartcentrum aanwezig zijn.
Samen met de predikant de naaste familie condoleren.
Daarna terug naar de consistorie voor het consistoriegebed.
De koster of de uitvaartleider komt zeggen wanneer de predikant en ouderling binnen kunnen komen.
Dan naar voren. U geeft de predikant voor de preekstoel een hand en gaat zitten.
In het uitvaartcentrum wordt een plek vrijgelaten.
Na de plechtigheid geeft u de predikant een hand. Opstellen naast de predikant bij het doopvont.
In de kerk: samen met de predikant voor de baar uit tot onder de toren.
In het uitvaarcentrum: met de predikant de baar volgen.
Op het kerkhof loopt de ouderling naast de predikant naar het graf en blijft naast de predikant staan.
Tijdens de koffietafel zit de ouderling naast de predikant.
De predikant of ouderling sluit af met dankgebed.
Nazorg: naar eigen initiatief en mogelijkheden oog hebben voor de nazorg.

Oecumenische dienst of Interkerkelijke dienst

We volgen de regels van de kerk waar de dienst plaats vindt(huisregels).
In de RK Kerk kent men geen ouderlingen, dus dan heeft u geen functie.
Ook kent men in de RK Kerk na de dienst niet de gewoonte dat de pastoor een hand van de ouderling krijgt. Een predikant echter wel. U kunt voorafgaande aan de dienst het beste even aan de pastoor vragen of hij ook een hand wil. Sommigen willen dit wel, anderen niet.

Pastoraat

Geboorte

De predikant gaat in ieder geval op kraambezoek. De ouderling kan eventueel ook op bezoek gaan. Wanneer de ouders een geboortekaartje hebben gestuurd aan de predikant (evt. ook het kerkelijk bureau) wordt er een stukje geplaatst in het kerkblad.

Verpleegtehuizen

Pastoraat:

Houd in de gaten wie er uit uw wijk in een verpleegtehuis wordt opgenomen.
Als wij toch contact houden met de betrokken bewoner wordt dit door de familie zeer op prijs gesteld.

Verjaardagen

De verjaardagen van gemeenteleden die 80 jaar zijn of ouder, worden in het kerkblad vermeld. Sommigen stellen dit niet op prijs, hun verjaardagen worden niet vermeld. De ouderling/pastoraal bezoeker is verantwoordelijk voor bezoek van deze mensen in zijn/haar wijk. Dit mag overgedragen worden aan contactpersoon.
De predikant bezoekt de mensen van 80 jaar en ouder.

Ziek/ziekenhuis

In het kerkblad is te lezen wie er in het ziekenhuis liggen/verblijven. De predikant geeft het door aan de wijkouderling. Een kaartje wordt zeer op prijs gesteld.
Degenen die in het ziekenhuis liggen krijgen als regel:

Op vaste dag bezoek van één van de leden van de bezoekcommissie.
Aan het einde van de week bezoek van de predikant.

Huisbezoek

Probeer met alle gemeenteleden in uw wijk kennis te maken door u voor te stellen en te vragen of uw bezoek of herhaald bezoek op prijs wordt gesteld. Indien uw aanbod wordt geweigerd en men er geen prijs op stelt, geef dan uw telefoonnummer, zodat zij altijd bij u terecht kunnen indien dat nodig mocht zijn. Een ouderling is beschikbaar voor zijn/haar mensen, gaat op bezoek en hoopt op een pastoraal gesprek.

Een gesprek is een communicatie tussen twee gesprekspartners, waarbij u vooral goed moet
Het is geen discussie, dus er is geen winnen of verliezen.
Interesse tonen, er innerlijk bij betrokken zijn en beseffen dat wat wij zeggen wel heel anders kan worden begrepen dan wij bedoelen.
Definitie van een pastoraal gesprek: ‘De herderlijke zorg’. De herder is met ontferming bewogen met degene die bezocht wordt.
Voorwaarde is dat beiden elkaar vertrouwen, dat het klikt. Maar als het niet klikt, moet u uzelf geen onmogelijke eisen stellen. Vertrouwen moet u winnen en u moet erin berusten dat het u niet altijd zal lukken.
Wees ontvankelijk voor wat de ander heeft te zeggen en blijf altijd eerlijk. Als u iets belooft of toezegt, moet u het ook nakomen.
Versterken van de gemeenschap. Verbinding met de kerkdiensten. Men sluit in het huisbezoek aan op de zondagse prediking.
Soms kan een gesprek aanleiding geven om een toepasselijk stukje uit de Bijbel te lezen of een goed gedicht. U kunt daarna eventueel ook afsluiten met een gebed.

Groothuisbezoek

Er zijn goede mogelijkheden om op gepaste wijze met elkaar van gedachte te kunnen wisselen over het wel en wee, in en om de kerk c.q. het geloofsleven in het algemeen. Naast het ‘individuele’ huisbezoek kennen wij ook het ‘groothuisbezoek’.

Een groothuisbezoek op een adres in uw wijk biedt de mogelijkheid om met ongeveer 10 personen over een gekozen of willekeurig onderwerp van gedachten te wisselen.
Zorg voor een bloemetje voor de gastheer/gastvrouw en bedank deze in uw openingswoord en nogmaals in uw slotwoord voor de gastvrijheid.
Houd het gesprek goed in de hand, eventueel voorzichtig bijsturen.
Begin ca 21.45 uur met een samenvatting of afronding, zodat u om uiterlijk 22.00 uur de avond kan sluiten.
Hebt u een onderwerp op papier gezet, zorg dan voor voldoende kopieën, zodat een ieder mee kan lezen.
Het praatpapier kan ook al met de uitnodiging meegestuurd worden, zodat de mensen zich kunnen voorbereiden.
Stel als bijlage enkele vragen om de discussie goed te kunnen starten.

Het groothuisbezoek kunt u ook samen met uw wijkpredikant of collega-ouderling organiseren.

Vergaderingen

De wijkkerkenraad vergadert elke tweede donderdag van de maand, m.u.v. april, juli, augustus, december.

Ouderlingenberaad (west)/consistorievergadering ongeveer vier keer per jaar.

Daarnaast is er één keer per jaar een ambtsdragersvergadering voor alle ambtsdragers.

Verdere instructies

Instructie geboorte- en overlijdenskaarten

Op het liturgisch centrum staan houten standaards met daarop een gedachtenisboek voor geborenen en een gedachtenisboek voor overledenen. Afhankelijk van binnengekomen berichten worden daar in de eerste ochtenddienst gedachteniskaarten ingevoegd. Daartoe de volgende procedure.

Zaterdag

Op zaterdagavond verzamelt de dienstdoende predikant alle binnengekomen berichten van geboorte en overlijden. Hij/zij vult dan de bijbehorende kaarten in en legt die klaar in de consistorie. Ook bij gastpredikanten zorgt één van beide eigen predikanten voor de berichten.

Zondag – eerste dienst

Voor aanvang van de eerste dienst haalt de ouderling van dienst de eventuele gedachteniskaarten op in de consistorie. Hij/zij neemt ze mee als de afkondigingen gedaan moeten worden voor aanvang van de dienst.

(1) Geboorte – voor de dienst

De ouderling van dienst kondigt bij de afkondigingen voor aanvang van de dienst het eventuele geboortebericht af. Hij/zij heeft dan de bijbehorende gedachteniskaart bij zich. Na alle afkondigingen legt hij/zij deze kaart tijdens het intochtlied eerst in het geboorteboek in een van de nissen, voor dat hij/zij zich bij de andere kerkenraadsleden voegt.

(2) Overlijden – in de dienst

De predikant kondigt het eventuele overlijdensbericht af, na de preek en het daaropvolgende lied. Als het lied wordt gezongen dat ter herdenking door de predikant wordt opgegeven, legt de ouderling van dienst tijdens dat lied de gedachteniskaart voor de overledene in het betreffende boek in een van de nissen.

Bezoek nieuw ingekomenen

Het kerkelijk bureau stuurt ouderlingen en pastoraal bezoekers en de predikant een e-mail waarin wordt aangegeven dat de volgende info op het kerkelijk bureau kan worden opgehaald:
Voor binnengekomen van buiten de gemeente:

PE-lijstje nieuw ingekomen
Nieuw ingekomen informatiefolder;
Laatste kerkblad;

Bij verhuizing binnen de gemeente krijgt men geen informatie. Men wordt zelf geacht informatie zelf via de melding uit LRP te halen. Bij uit huis zelfstandig gaan wonen wordt men wel geïnformeerd om de informatie op te halen om te overhandigen.

Als er mensen in de gemeente komen wonen stuurt de medewerker van het kerkelijk bureau het laatste (nieuwe) kerkblad een formulier met de gegevens van het nieuwe gemeentelid/leden naar de bezoeker of bezoekster.

Huisavondmaal

De diaconie biedt de volgende mogelijkheden aan:

Na de dienst in de kerk bij mensen thuis, door predikant, vergezeld van diaken en ouderling, waarbij er op één adres bijvoorbeeld een aantal mensen zich verzameld hebben. De diaconie biedt aan om mensen op te halen.

2. In de week volgend op het avondmaal in de kerk, tijdens een viering met predikant, vergezeld van diaken en een ouderling.

Pastoraal bezoeker

Wat is een pastoraal bezoeker?

Een pastoraal bezoeker verricht alle taken van een ouderling, behalve bestuurswerk en taken in de eredienst. Een pastoraal bezoeker is geen ambtsdrager.
Een pastoraal bezoeker heeft als taak de pastorale zorg in een bepaalde sectie te organiseren en zelf pastorale bezoeken af te leggen.
Een pastoraal bezoeker wordt door de kerkenraad benoemd en legt bij het aantreden de belofte van geheimhouding af, wat plaatsvindt in de vergadering van ouderlingen, pastoraal bezoekers en predikant.
Alle pastoraal bezoekers komen samen met de ouderlingen en predikant voor het ontvangen van toerusting en voor overleg over het pastorale werk in vier consistorievergaderingen/ouderlingenberaden per jaar.
Pastoraal bezoekers hebben ook het beheer over de LRP van hun sectie en hebben daartoe een sleutel van het Kerkelijk bureau ontvangen.

De ouderlingen en de pastoraal bezoekers behartigen de pastorale zorg in samenwerking met de contactpersonen.

Verdere taken van Ouderling /Pastoraal bezoeker/Contactpersoon

Bezorgen en ophalen van brieven, antwoordstrookjes enz. (bv. groothuisbezoek).
Bezorgen van bloemetje bij verjaardagen vanaf 80 jaar.

Bezorgen van attentie bij huwelijksjubilea van 25, 40, 45 en vervolgens iedere 5 jaar; alleen indien de kerk formeel hierover is geïnformeerd en er een vermelding staat in het kerkblad.

Bezorgen van een attentie bij geboorte.

Bezoeken van gezinnen naar eigen inzicht bij examens of andere blijde gebeurtenissen.

Bezoeken aan langdurig zieken.

Doorgeven van informatie bij ernstige ziekte en ziekenhuisopname.

Mede organiseren van groothuisbezoek.

Bezoeken met een attentie i.o.m. wijkouderling of contact-wijkouderling.

Verjaardagen 80+ kunnen uit het kerkblad worden gehaald. Scriba informeert maandelijks vooraf de betreffende (contact)ouderling over gemeenteleden die niet in het kerkblad staan en wel bezoek willen en die niet in het kerkblad staan en geen verjaardagsbezoek willen.

Contactpersonen die giften ontvangen dienen deze in een envelop te doen met daarop de naam van de contactpersoon en kunnen deze bij de ouderling of wijkpredikant in de brievenbus doen. De predikant zorgt voor verantwoording en vermelding in het kerkblad.

Huwelijksjubilea worden na ontvangst van een kaart in het kerkblad vermeld. Indien een jubileum niet in het kerkblad staat en er dus geen melding van het jubileum heeft plaatsgevonden wordt er een kaart met gelukwensen gestuurd. Bij een huwelijk na samenleving geldt hetzelfde.

4. Taken van de diaken

De volgende activiteiten behoren tot het takenpakket van een diaken. Een duobaan als diaken behoort tot de mogelijkheid en de taken kunnen dan onderling verdeeld worden.

1 individuele hulpverlening

2 collecteren in de diensten

3 bedienen bij de viering van het Heilig Avondmaal

4 bijzondere diensten

5 vergaderingen van de diaconie

6 vergaderingen van de kerkenraad

Bovenstaande taken behoren tot het basispakket van een diaken.

De volgende punten zijn optioneel.

7 bezoeken van de landelijke diaconale dag

8 zo mogelijk op de hoogte blijven van de ontwikkelingen via de postmap

en het blad ‘Woord en weg’.

9 andere activiteiten en commissies

Uitwerking

1 Individuele hulpverlening

Diakenen hebben de verantwoordelijkheid mensen die niet kunnen rondkomen bij te staan. Het gaat om individuele hulpverlening en hulpverlening aan groepen van mensen.

2 Collecteren tijdens de diensten

In elke dienst wordt door een diaken gecollecteerd. In de ochtenddiensten met behulp van een collectant. Een diaken heeft dienst volgens een rooster. In geval van verhindering kan er onderling geruild worden. Na afloop van de diensten wordt het geld geteld samen met een kerkrentmeester of

notabel (hulpcollectant van de kerkrentmeesters). Het geld wordt in de cassette gedaan die klaar ligt in de consistorie met brief die ingevuld en getekend moet worden. De koster neemt de cassette mee en brengt die op een veilige plaats.

3 Bediening van het Heilig Avondmaal

Het Heilig avondmaal wordt op verschillende manieren gevierd: zittend, lopend en in de kring.

Het kringavondmaal vindt plaats op Witte Donderdag. Bij het zittend avondmaal hebben drie diakenen dienst en bij het lopend avondmaal vier diakenen per dienst. Op de zaterdag voorafgaande aan het avondmaal worden de tafels klaargezet en het brood gesneden. Ook de vaasjes met bloemen worden op de tafels gezet. In de week na de viering worden de gebruikte bekers en schalen afgewassen en netjes opgeruimd.

4 Bijzondere diensten

In de stille week: witte donderdag, goede vrijdag en stille zaterdag. Op Witte Donderdag wordt het avondmaal in de kring gevierd. Op Goede Vrijdag wordt ‘s morgens en ‘s avonds zittend avondmaal gevierd. Later op diezelfde avond is er een dienst waarin een diaken de paaskaars de kerk uitdraagt.

Op stille zaterdag draagt een diaken de nieuwe, brandende, paaskaars de kerk weer in.

5 Vergaderingen van de diaconie

De diaconie vergadert 9 keer per jaar, zo mogelijk in de eerste week van de maand. In de week voorafgaande aan de vergadering komt het dagelijks bestuur bij elkaar om de vergadering voor te bereiden.

Vergaderingen van de wijkkerkenraad

Als diaken maak je ook deel uit van de wijkkerkenraad.

De volgende taken/activiteiten zijn optioneel:

Bezoeken van de landelijke diaconale dag

Op een zaterdag in november wordt in Utrecht de Landelijke diaconale dag gehouden. Het is aan te raden deze dag een keer te bezoeken. Er worden verschillende workshops gehouden o.a. een workshop voor nieuwe diakenen. Goed om hier kennis van te nemen en om geïnspireerd te worden.

Zo mogelijk op de hoogte blijven via de postmap en het blad ‘Woord en weg’

De scriba verzamelt alle post van diverse organisaties in een map. De map rouleert. Elke diaken ontvangt thuis zes keer per jaar het dubbelblad Woord en Weg/ Jong Protestant/Diakonia. Dit blad wordt uitgegeven door de Protestantse Kerk/Kerk in Actie.

9. andere activiteiten en commissies

Veel diakenen hebben zitting in andere commissies of hebben andere taken op zich genomen.

– Dagelijks Bestuur: voorzitter, penningmeester, scriba en alg. adjunct

– jeugddiaconaat

– kleine commissie. Deze commissie onderneemt actie bij noodgevallen, meestal in de directe

omgeving.

– afgevaardigde naar de synode in classis Overijssel/ Flevoland

– huwelijksdiaken

– klaar zetten avondmaalstafels, verzorgen bloemen op de tafels.

– Afwassen en opruimen van de avondmaalsbekers en schalen.

– publicaties en aankondigingen in kerkblad en afkondigingen in de diensten

– publicaties op de website

– groene kerk en fairtrade

– organisatie vastenpotten

– organisatie aktie schoenendoos

– kerstattenties voor ouderen

– Denkgroep Ouderen

– ZWO en Amnesty International

– Roosevelthuis

– De Roemeniëcommissie

– vluchtelingenwerk

-vervoer naar de kerk

– Cliëntenplatform: Het cliëntenplatform werk en inkomen geeft gevraagd en ongevraagd advies

aan het college van burgemeester en wethouders.

– stichting Hulpfonds. Deze stichting helpt mensen in financiële problemen om daar weer uit te komen met geld en/of goederen.

– De voedselbank

– Het samenwerkingsverband Caritas en Diaconieën en het netwerk sociale zekerheid.