Inhoudelijke verantwoording bij jaarcijfers
Bij het indienen van de jaarrekening hoort ook een uitgeschreven inhoudelijk verslag. Dat stelt het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB) heeft een brief gestuurd aan alle colleges van diakenen en kerkrentmeesters.
Het college heeft de brief gestuurd om expliciet te laten weten dat men niet alleen de cijfers sec inziet, maar ook wil weten van het college welk verhaal er achter mutaties en getalletjes zit. De toezichthouder vindt het essentieel dat de cijfers leiden tot een heldere visie op toekomstige beleidspunten en het uitschrijven van die intenties kan het kerkelijk werk stroomlijnen. De nadruk op een toelichting past bij de koers die het CCBB hanteert. ‘Zonder een inhoudelijk jaarverslag zoals hierboven bedoeld zal het CCBB de beoordeling van de stukken niet kunnen vervolgen’. Het CCBB zag in voorgaande jaren het ontbreken van zo’n uitleg nog wel eens door de vingers.
Hieronder geven we de tekst weer, zoals het college het verstuurt heeft in de regio Overijssel-Flevoland.
Geacht College,
Het CCBB wil u graag een goed 2021 wensen waarin u op vruchtbare wijze uw werk voor gemeente en diaconie gestalte weet te geven. Wij wensen u daarbij Gods zegen toe.
Wij hopen dat wij ook dit jaar in onze toezichthoudende taak voor u van waarde kunnen zijn bij het financieel beheer binnen uw gemeente en diaconie. Het stemt tot tevredenheid dat meer dan 85% van de gemeenten en diaconieën hun begrotingen voor het jaar 2021 hebben ingediend en dat die
door ons beoordeeld zijn.
Zorg bestaat uiteraard wel over diegenen die nog niet zover zijn. Wij hopen dat
op zeer afzienbare termijn daarin verandering ten goede komt.
Ondertussen richt het CCBB de blik al nadrukkelijk op de beoordeling van de jaarrekening over 2020. Wij streven naar een zo soepel mogelijke beoordeling waarbij op voorhand heel helder is wat er van u gevraagd wordt en hoe het CCBB daarmee zal omgaan. Daarom willen we graag nadrukkelijk een aantal punten onder uw aandacht brengen zoals die in de Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN, versie 2020 zijn geformuleerd door het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (het GCBB):
het Jaarverslag. Dit is onderdeel van het geheel van de jaarrekening (zie A1.II van de richtlijn). In onderdeel E.1 wordt uitvoerig aangegeven welke onderdelen in dit inhoudelijk verslag aan de orde moeten komen. Het College accentueert hierbij de volgende zinsneden uit E.1:
- daarbij wordt ook kort het beleid achter de mutaties toegelicht;
- in het bestuursverslag wordt ook kort het financieel beleid tekstueel toegelicht;
- in de toekomstparagraaf schetst het College/Bestuur belangrijke beleidspunten die van belang zijn voor de toekomst van de gemeente/diaconie.
Zonder een inhoudelijk jaarverslag zoals hierboven bedoeld zal het CCBB de beoordeling van de stukken niet kunnen vervolgen.
de Toelichtingen. Het CCBB vindt het noodzakelijk voor het beoordelen van de jaarstukken dat de toelichtingen conform hetgeen daarover staat in C.1.4 en D.3 van de Richtlijn daadwerkelijk onderdeel zijn van de ingediende jaarrekening (in aanvulling wat er hierover wordt opgemerkt in eerdergenoemd onderdeel E1 van de Richtlijn).
Controle. Volgens de Richtlijn dient er een controleverslag te zijn van een accountant of een commissie van tenminste twee onafhankelijke deskundigen. Een samenstellingsverklaring van een accountant is dus niet voldoende en zal leiden tot een verzoek om een correcte verklaring in te leveren alvorens de beoordeling kan worden vervolgd. De aan te leveren verklaringen dienen daarnaast ook de ‘Verklaring administratieve Organisatie’ van de kerkenraad te bevatten!
ANBI. Met betrekking tot ANBI wil het college onder de aandacht brengen dat alle elementen zoals die door de belastingdienst geëist worden, en die in de modellen staan, aanwezig moeten zijn op de ANBIpagina van gemeente en diaconie (zie ook: het thema 'ANBI' op protestantsekerk.nl ). Met nadruk noemen we dan de aanwezigheid van uw eigen beleidsplan (inclusief financiële paragraaf !) en de samenvattende financiële cijfers, nl. begroting 2020, rekening 2020 en rekening 2019, volgens het format dat u automatisch al via FRIS wordt aangereikt. Al deze gegevens moeten uiterlijk 1 juli 2021 geactualiseerd op de site staan!
Wij hopen met deze brief u aan aantal zaken aangereikt te hebben die het mogelijk maakt om met zo min mogelijk vragen om nadere informatie een snelle en deugdelijke beoordeling uit te voeren. Wij gaan er daarbij van uit dat de richtlijn voldoende duidelijk aangeeft welke gegevens het jaarverslag moet bevatten. Wij hopen dat u inmiddels hebt ervaren dat FRIS daarbij een systeem is dat u in staat stelt de noodzakelijke gegevens op een efficiënte manier aan te leveren.
Het Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken wenst u een succesvolle verwerking van de jaarverslaggeving toe en hoopt het resultaat van uw inspanningen vóór 15 juni 2021 van u te ontvangen.
Classicaal College Behandeling Beheerszaken Overijssel/Flevoland