Knelpunten bij plaatselijke regelingen
Er zijn enkele knelpunten die regelmatig voorkomen in plaatselijke regelingen. Dat is de conclusie van de werkgroep ‘Plaatselijke regelingen’ van de classis Overijssel-Flevoland. Het gaat onder meer om de samenstelling van de kerkenraad en om de zelfstandigheid waarmee mensen uitgaven namens de kerk mogen doen.
De kerkorde van de Protestantse Kerk gaat er van uit dat kerkenraden bij vernieuwing van een plaatselijke regeling een exemplaar toesturen aan de classis (ord. 4.8.5). Dat is een wat vreemde stijlfiguur. Alsof er bij de classis iemand zit die het leuk vindt post te ontvangen en er verder niets mee hoeft te doen. Het idee van ‘insturen’ is blijkbaar een compromis dat ooit is gesloten tussen hervormde en gereformeerde bloedgroepen in de protestantse kerk. Hervormden waren gewend om goedkeuring te vragen over een tekst. Gereformeerden beslisten dat soort zaken volledig zelfstandig. Met ‘insturen’ is er dus een compromis gevonden.
De classis Overijssel-Flevoland heeft besloten om de teksten niet voor kennisgeving aan te nemen, maar ze te lezen en te bespreken. In formele zin zegt de kerkorde dat de regeling voor kennisgeving kan worden aangenomen, maar de classis vindt dat te mager. Daarom geeft de classis feedback op de tekst. Een werkgroep van de classis voorziet de tekst van commentaar. Men geeft met een brief de waarnemingen graag aan de kerkenraad terug; de kerkenraad kan zelf beslissen of men de tekst wil aanpassen.
Ordinantie 4.4.2. gaat er van uit dat een plaatselijke regeling niet in tegenspraak mag zijn met de kerkorde. De werkgroep benoemt de artikelen die op gespannen voet staan met de kerkorde apart en geeft het dringende advies de tekst so wie so te wijzigen. Daarnaast zijn er opmerkingen in meer algemene zin; de kerkenraad kan die algemene teksten zien als aanleiding om de tekst aan te passen, de kerkenraad kan de opmerkingen ook terzijde leggen.
De werkgroep heeft inmiddels tientallen plaatselijke regeling onder ogen gehad en is gekomen tot een bundeling van opmerkingen die men vaak moet maken. Hieronder een bloemlezing, zodat kerkenraden die aan de slag gaan met de plaatselijke regeling er een blik op kunnen werpen.
Aanbevelingen:
1. Samenstelling kerkenraad. Een veel voorkomende onvolkomenheid is dat men geen exact aantal noemt van kerkenraadsleden. Men volstaat met het noemen van het minimum bijvoorbeeld. De werkgroep adviseert altijd een exact aantal te noemen. Dan is duidelijk wat het quorum is en waar vacatures zijn.
2. Vergaderingen kerkenraad. De kerkorde schrijft voor dat een kerkenraad minder dan zes keer vergaderd. Ord. 8.1. gaat uit van tenminste zes keer per jaar.
3. Gasten bij kerkenraad. Verschillende kerkenraden willen een gastvrije indruk maken en schrijven dan dat de vergaderingen voor publiek toegankelijk zijn, tenzij de kerkenraad besluit in comité te gaan. We adviseren in de regel andersom te formuleren: de kerkenraad is gesloten tenzij de kerkenraad besluit gasten toe te laten. Dat voorkomt discussies als je in comité wilt gaan en het blijft een voorrecht als je wel wordt toegelaten als niet-kerkenraadslid.
4. Stemmen. Een veel voorkomende ervaring is dat het horen van de gemeente over vacatures weinig oplevert. Sommige kerkenraden gaan er dan ook toe over om het horen van de gemeente achterwege te laten en zelf mensen te zoeken. Dat is kerkordelijk gezien onjuist. Je moet altijd de gemeente raadplegen.
5. Passief kiesrecht. Soms is niet expliciet gemaakt wie er gekozen kan worden. Discussie hebben we zelf als werkgroep met enkele juristen over de vraag of je in de plaatselijke regeling mag opnemen dat mannen passief kiesrecht hebben. Landelijke juristen adviseren om dat element op te nemen in het beleidsplan. We kunnen ons in de regio voorstellen dat je hierover ook duidelijk bent in de plaatselijke regeling, al zeggen juristen dat zoiets weer strijdig kan zijn met de kerkorde zelf die er van uitgaat dat je geen onderscheid maakt op basis van sekse.
6. Toelating tot het avondmaal. De formulering omtrent toelating tot het avondmaal is soms wat onnauwkeurig. Dan zegt men bijvoorbeeld dat iedereen welkom is om mee te vieren. Maar bedoelt men dan: iedereen uit de eigen gemeente, inclusief de kinderen? Of bedoelt men alle gasten? En vallen daaronder ook de gasten die in de eigen gemeente niet worden toegelaten? En bedoelt men ook de mensen die geen kerkelijke affiniteit met het heilig avondmaal hebben?
7. Bevoegdheden penningmeester. In de plaatselijke regelingen staat benoemd welke bedragen een penningmeester van de diaconie en de kerkrentmeesters zelf mag accorderen zonder het vier-ogen-principe. De hoogte van de bedragen varieert van 500 euro tot 50.000 euro. We adviseren niet te hoog te gaan en met circa 3000 euro te volstaan.
8. Route. Het komt nogal eens voor dat kerkenraden vergeten de plaatselijke gemeente te raadplegen over een nieuwe tekst.
9. Bijlagen en toonzetting. Het komt nogal eens voor dat er allerlei bijlagen worden toegevoegd of dat de toonzetting van de tekst het midden houdt tussen ‘juridische tekst sec’ en ‘naslagwerk nieuwe ambtsdragers’ en ‘beleidsplan’. We adviseren een ‘juridische tekst sec’ zonder bijlagen in formele zin.
10. Citaten kerkorde. Het komt nogal eens voor dat plaatselijke regelingen stukken uit de gewone kerkorde herhalen. Het is niet altijd duidelijk waarom men dat de ene keer wel doet en de andere keer niet. We adviseren in de regel om de plaatselijke regeling kort te houden, dus heel veel citeren van iets wat toch al is vastgelegd, is niet nodig.