Digitale hulp archief
Er is een nieuw, digitaal hulpmiddel voor mensen die kerkelijke archieven bijhouden. Onlangs werd in Amsterdam bij de Protestantse Theologische Universiteit het zogenaamde Handboek gepresenteerd vanuit een stichting Kerkelijk Informatiebeheer. Onder de initiatiefnemers is Anthony van der Wulp; hij is als teamleider informatiebeheer verbonden aan de provincie Flevoland en hij woont op het oude land, in Rijssen, waar hij neerstreek na zijn huwelijk.
Anthony van der Wulp doet net als de andere initiatiefnemers pro Deo mee. Hij en mensen als Fred van Lieburg (hoogleraar religiegeschiedenis aan de VU), Peter van Beek (archivaris uit Barneveld / Scherpenzeel) en Timo van Houdt (projectmanager bij een accountantsbedrijf) stellen hun expertise en netwerk ter beschikking om de kerken te ondersteunen. De initiatiefnemers merkten dat kerkelijke gemeenten behoefte hadden aan richtlijnen, nadat de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk de service had geschrapt uit bezuinigingsmotieven.
Kerkenraden hebben op allerlei manieren te maken met archiefwerk. Van de kerkenraadsnotulen tot de financiële administratie, van de adressenlijst tot de beleidsstukken: in kerkelijke gemeenten gaat veel informatie rond. Goed beheer is vaak een uitdaging. Al snel ligt op allerlei plaatsen informatie en raakt men het overzicht kwijt. Wie heeft wat? Wat is de laatste versie? Is de privacy eigenlijk wel geborgd? Wat archiveer je? En hoe bouw je dat archief goed op? Zeker in deze tijd van digitalisering leven er bij gemeenten veel van dit soort vragen. De Stichting wil daarin ondersteunen.
In het Handboek kerkelijk informatiebeheer bundelen deskundige vrijwilligers al de kennis van professionals en ervaringen uit diverse gemeenten in een digitale kennisbank. Als kerkelijke functionaris of vrijwilliger vind je er pasklare antwoorden die zijn toegesneden op de praktijk. Volledig kosteloos. Zo hoef je als scriba, secretaris of archivaris niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden. Vind je niet het antwoord dat je zoekt of is je vraag ingewikkelder? Dan brengt het kenniscentrum je desgewenst in contact met een archiefconsulent.
De kennisbank www.handboek.kerkelijkinformatiebeheer.nl is toegankelijk sinds 9 februari. Men spreekt zelf over een versie 0.1 en ‘werk in uitvoering’. Bij de kennisbank kan men allerlei thema’s aanklikken, zoals ‘Hoe registreer ik mijn bestanden?’, ‘Hoe zet ik een goede mappenstructuur op?’, ‘Welk bestandsformaat is ‘veilig’?’ en ‘Hoe breng ik archieven over naar een archiefbewaarplaats?’
Het Reformatorisch Dagblad was bij de presentatie van de nieuwe kennisbank in Amsterdam en vertelt hoe Anthony van der Wulp als één van de initiatiefnemers en secretaris van de kennisbank, een toelichting heeft gegeven op de totstandkoming van het platform. ‘In de jaren tachtig van de vorige eeuw kwam het ‘gele boekje’ uit. Dat was ook de tijd waarin kerkelijke archiefbeheerders terecht konden bij een professionele archiefdienst en verschillende adviseurs.
Die situatie is inmiddels veranderd’, aldus Van der Wulp, nu het dienstencentrum van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) aangaf niet meer verder te willen werken met de traditionele structuur. Het bestuur merkte dat het aantal vragen over kerkelijk informatiebeheer toeneemt. Van der Wulp: ‘Dat komt enerzijds door de groeiende interesse in de geschiedenis van kerken. Anderzijds worden de vragen van kerkelijke archiefbeheerders en kerkenraden steeds ingewikkelder vanwege het proces van digitalisering’.
In plaats van een heruitgave van een ‘statisch’ papieren handboek, koos de SKI voor de lancering van een digitaal platform. ‘Het doel is tweeledig’, aldus Van der Wulp in het Reformatorisch Dagblad. ‘We willen het digitaal ‘Handboek kerkelijk informatiebeheer’ blijvend gratis beschikbaar stellen en ook een kennisnetwerk in leven houden’. Volgens de secretaris hebben inmiddels vijftien auteurs hun medewerking aan het boekje toegezegd. Ook is er het plan om een redactie te formeren die ervoor zorgt dat het boekje ‘helder, bondig en doorzoekbaar’ is.
Er waren veel aanmeldingen voor de studiedag waarop de kennisbank is gepresenteerd, zegt dr. Gert van Klinken, universitair docent kerkgeschiedenis aan de Protestantse Theologische Universiteit, in zijn openingswoord. Er waren tachtig bezoekers. Er komt een extra bijeenkomst op 30 maart en volgens het Reformatorisch Dagblad zijn daar ook volop aanmeldingen voor.
Foto: Anthony van der Wulp (foto internet)