Praatstuk over ‘openheid’ en ‘vertrouwelijkheid’

Deze notitie is bedoeld als praatstuk. We hebben het er over in 2020 / 2021 bij onder meer de visitatoren en de leden van het breed-moderamen. We staan ook open voor suggesties per mail van ambtsdragers en anderen die op persoonlijke titel willen reageren. We nemen die reacties mee bij de besprekingen, zonder dat we per persoon overigens een terugkoppeling geven. Dat is net iets te ingewikkeld. Wie wil reageren kan dat doen naar: k.vanderkamp@protestantsekerk.nl

Hoe open ben je als kerkenraad? Wanneer geef je informatie aan de gemeente over een visitatie? Wanneer vertel je over de bemoeienis van het breed-moderamen van de classis met een gemeente? Af en toe laait die discussie op. Het maakt daarbij een wezenlijk verschil wat de aanleiding voor de discussie is. Normaliter betrek je de gemeenteleden zo veel mogelijk bij de ontwikkelingen. Maar het is de vraag of die principiële openheid ook geldt wanneer er sprake is van conflicten. Is het altijd verstandig om transparantie te betrachten of kan je beter af en toe een sluimerend conflict wat achter de kiezen houden? 

Dit artikel is mede ingegeven door de behoefte om een discussie op te starten over de vraag naar openheid bij conflicten. Conflicten zijn er in gradaties en het hoort bij een kleine strubbelingen, dat je ze niet groter moet maken dan ze zijn. Als je ieder wissewasje breed etaleert, ben je bezig juist conflicten op te roepen. Kort gezegd is de formule: Indien het leven van de gemeente direct verweven is met de vragen die aan de orde zijn, neem je de gemeente mee in de informatie; indien het gaat om schermutselingen waar de gemeente weinig affiniteit mee heeft, probeer je mensen onder vier of onder veertig ogen te spreken, zonder dat je mensen belast met de informatie die daar toch weinig mee kunnen. 

Nu blijft dat een vaag criterium. Want als je ruimhartig denkt raken alle gesprekken van de kerkenraad aan het werk in de gemeente. En niet alles leent zich voor een uitvergroting op straat. ‘Wanneer zeg je tegen je kinderen dat je van plan bent te scheiden?’, formuleerde een visitator het vraagstuk onlangs. Het moge duidelijk zijn, dat je niet elk wissewasje wat speelt tussen echtelieden meedeelt aan de kinderen. Je houdt een intern geschil juist zo lang mogelijk voor jezelf. Anderen kunnen er weinig mee, zo redeneer je. En het is raadzaam om als opvoeders zoveel mogelijk één lijn te houden in de opvoeding. Zelfs als de spanningen toenemen, zal je niet direct de kinderen daarin betrekken. Je gunt ze hun eigen onbezorgdheid. Je zegt pas dat er een scheiding aan kan komen als de kaarten geschud zijn.

Kerkenraden die interne spanningen kennen, zullen zelden die spanningen delen met de gemeente. Het maakt een tegenstelling moeilijker te hanteren als er veel monden zijn die gaan meespreken. Iedereen gaat er iets van vinden. Ook mensen die weinig kunnen bijdragen aan een oplossing. Ze staan te ver van de feiten af. Ze zullen de neiging hebben gemakkelijk vanuit vrijblijvende emotie empathie aan de dag te leggen. Nog erger is het als gemeenteleden er aardigheid aan beleven om te wroeten in andermans wonden.

Aan de andere kant probeer je problemen die het geheel van de gemeente raken juist wel te delen. Je probeert gemeenteleden juist wel te betrekken bij vragen over identiteit, over strategie, over financiën, over huisvesting. Immers: het zijn de gemeenteleden die dergelijke zaken uiteindelijk bekostigen en als er al sprake is van een eigendom van de gemeente dan zoek je die eerder bij de gemeenteleden dan bij de kerkenraad; ook al is het de kerkenraad die de rechtspersoon vertegenwoordigt en ook al zeggen we theologisch dat de kerk van God zelf is.   

Rupsje nooitgenoeg

Terug naar de situatie dat er een kwestie speelt in de gemeente; daarin zijn we dus terughoudend qua informatieverstrekking. Een volgende vraag die opkomt, als je wel informatie gaat delen met de gemeente, luidt: In hoeverre geven we detailinformatie? Gemeenteleden plegen om meer informatie te vragen op het moment dat ze weet hebben van een geschil. Ze pleiten voor openbaarheid van bestuur. Maar altijd blijft het de vraag wie er baat heeft bij het aanreiken van allerlei details. De honger naar nieuws loopt vaak samen op met de honger naar sensatie. En rupsje nooitgenoeg zal zicht steeds weer opnieuw melden om nog meer details te mogen vernemen.

Als een externe partij in een gemeente informatie verstrekt, roept zo’n bericht onvermijdelijk  allerlei reacties op. ‘Het was alsof er een fragmentatiebom was ontploft’, zei ooit iemand, nadat er een brief onder alle pastorale eenheden was verspreid. Gemeenteleden begonnen vervolgens te schuren tegen leden van de kerkenraad.  ‘Hadden wij als gemeente daar niet eerder van moeten weten?’ is dan een veelvoorkomende vraag. En: ‘Ja, maar wij betalen toch ook een kerkelijke bijdrage en hebben recht om te weten wat er met het geld gebeurt en misschien hadden wij oplossingen kunnen bedenken die jullie nog over het hoofd zien’. Het zijn gelegenheidsargumenten die bij een intern conflict niet relevant zijn. Meer informatie in brede zin impliceert zelden een versoepeling van de vraagstelling of het faciliteren van een oplossing.

De visitatie en het bm stellen zich dus terughoudend op. Toch kan het voorkomen dat je informatie breder wilt delen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een brief. Bijna in alle gevallen is zo’n brief zelf bron van veel emotie. Want op het moment dat de visitatie of het bm zich richt tot alle gemeenteleden is er een nieuwe relevante informatiebron gekomen die het bestaande equilibrium in een gemeente doorbreekt. De balans van wie zegt wat komt op een nieuwe manier in beweging. Er zijn mensen van buitenaf die een waarneming doen over de eigen situatie. Zelfs als het om een waarneming gaat die iedereen al kende, is het toch confronterend om dat uit andermans mond te horen. Een tekst staat zwart op wit en dat creëert een nieuwe werkelijkheid. Het komt dan ook nogal eens voor dat de visitatie, wanneer ze in een gemeente werkzaam is, niet opteert voor een brief, maar voor een persoonlijker ontmoeting bijvoorbeeld tijdens een gemeenteavond. 

Horen van de gemeente

De kerkorde van de protestantse kerk heeft het op talloze plaatsen over het horen en informeren van de gemeente. Wie oude versies van kerkrecht vergelijkt met de jongste uitgave van de protestantse kerk zal zien dat het aantal plaatsen waarop een gemeenteavond wordt genoemd of het anderszins informeren van gemeenteleden is toegenomen. Het besef dat je als kerkenraad transparant bent over je beleid en op de scharniermomenten waarop je keuzes maakt past bij een samenleving waarin verantwoordelijkheid bij individuele burgers wordt gelegd. De kerkorde somt concrete wissels op waarop men in ieder geval de gemeente consulteert:
* de vraag of alleen belijdende leden of ook doopleden mogen meevieren met het heilig avondmaal,
* de vraag of levensverbintenissen anders van die tussen man en vrouw kunnen worden gezegend,
* het beantwoorden van de doopvragen door doopleden,
* het verlenen van stemrecht aan andere dan de belijdende leden,
* de wijze van de verkiezing van de ambtsdragers,
* de aanduiding van de naam van de gemeente,
* het voortbestaan van de gemeente,
* het aangaan van een samenwerkingsverband met een andere gemeente,
* de plaats van samenkomst,
* het verwerven of ingrijpend verbouwen van een kerkgebouw,
* het beleidsplan,
* de begroting en jaarrekening en
* het vaststellen van de plaatselijke regeling.

De toelichting op de kerkorde zegt dat een kleine aanpassing soms kan worden gemaakt door vermelding in een kerkblad, terwijl grote wijzigingen om meer dan één ontmoeting vragen. Hoe dan ook blijft het de kerkenraad die stemt en verantwoordelijk is voor de gemaakte keuzes. Het moge duidelijk zijn dat je als kerkenraad wel iets hebt uit te leggen als je het inzicht van de overgrote meerderheid van de gemeente naast je neer legt.

Het begrip ‘horen’ wil niet zeggen dat een gemeente tot stemming moet overgaan. Een stemming geeft wel duidelijkheid over hoe het in een gemeente ligt qua getalsverhouding. Maar een stemming beperkt tegelijk de ruimte van opereren voor de instantie die hoort. Als een kerkenraad een gemeente hoort en men stemt, is er eigenlijk amper nog speelruimte voor beleid, omdat de uitslag van de stemming een eigen leven gaat leiden. Het schept verwachtingen. Zo geldt het ook wanneer een breed-moderamen een kerkenraad hoort in concrete situaties. Je verzamelt vooral argumenten en gevoelens en het blijft een breed-moderamen wat bij bepaalde zaken de beslissende keuze maakt.

Je kunt de volgende twee vuistregels hanteren: De gemeente wordt in het gewone kerkelijke leven in de regel betrokken bij beleidsmatige beslissingen, met name als deze een onomkeerbaar karakter dragen. De gemeente wordt in de regel niet betrokken bij bemiddeling tussen partijen en zakelijke details van het gemeentewerk, tenzij er sprake is van ingrijpende, onomkeerbare processen waar ze de consequenties hoe dan ook van gaan ervaren.

Cultuurverschillen

Er is een verschil qua cultuur op het gebied van de informatieverstrekking. Kerkenraadsleden met een groot gevoel van roeping kunnen de neiging hebben hoogambtelijk te denken. Ze zien zichzelf als verantwoordelijk voor God ten aanzien van de keuzes. Kerkenraadsleden met een laagambtelijk besef zien zich vooral als democratisch bestuurder. Ze maken keuzes op basis van het draagvlak in de gemeente; ze bekrachtigen in feite de beslissingen die al bij het grondvlak zijn genomen.

Bij geschillen is het nuttig dit verschil te onderkennen. Een kerkenraad met een hoog roepingsbesef heeft de neiging minder informatie te delen dan een kerkenraad met een laagambtelijke opvatting. Zo’n kerkenraad zal juist eerder geneigd de gemeente te betrekken bij problematische vragen.

Communicatiemiddelen

Als er bij probleemsituaties voor wordt gekozen opening van zaken te geven zijn er verschillende communicatiemiddelen. Er zijn persoonlijke informatiedragers en schriftelijke informatiedragers. In alle gevallen is het wenselijk te verstrekken informatie vooraf af te stemmen met de betrokken partijen. Zolang een classicaal verband op adviesbasis is benaderd door een kerkenraad; is de kerkenraad het eindgezag dat over de communicatie gaat. Als een college van visitatoren of een breed-moderamen van de classis vanuit eigen kerkordelijke bevoegdheden opereert hebben ze het recht en de verantwoordelijkheid als laatste gezag te beslissen over inhouden die gecommuniceerd worden. Vanzelfsprekend is het in het laatste geval raadzaam om te voren inhoud af te stemmen met alle betrokkenen, maar soms is het onvermijdelijk dat er een knoop wordt doorgehakt en visitatie of bm zijn eigen verantwoordelijkheid neemt. Visitatie of breed-moderamen bepalen in zo’n situatie de inhoud die naar buiten wordt gebracht.

Fijngevoelige boodschappen kunnen het beste mondeling worden overgebracht. Schriftelijke communicatie heeft de voorkeur als er behoefte is aan exacte informatie. In het algemeen geldt dat informatie het beste enige abstractie in zich kan hebben. Hoe meer details, hoe meer mensen geneigd zijn er in te gaan wroeten. Een opmerking als: ‘De visitatie werkt aan de verbetering van de communicatie tussen predikant en kerkenraad’ komt anders binnen dan ‘Predikant en kerkenraad hebben onverkwikkelijke verwijten naar elkaar gemaakt, elkaar uitgescholden, zelfs gevloekt en de visitatie spant zich in om de partijen weer on speaking terms te krijgen’.

Vertrouwelijkheid

Ambtsdragers kunnen worden aangesproken op hun ambtsgeheim. Ieder die uit hoofde van het werk in de gemeente of in de kerk zaken te horen krijgt die een vertrouwelijk karakter dragen, is verplicht dit geheim te houden. Toch leert de ervaring dat het lastiger wordt vertrouwelijkheid in acht te nemen, naarmate er meer mensen op de hoogte zijn van een ontwikkeling. Het verhaal gaat van koning Midas. Volgens de Griekse mythologie had hij ezelsoren. Midas schaamde zich daarvoor en droeg een tulband. Zijn kapper kende het geheim. De kapper mocht er niets over vertellen, maar was ook niet in staat het helemaal vertrouwelijk voor zich te houden. Hij liep op het platteland, groef een gat in de grond en vertrouwde zijn geheim fluisterend toe aan de aarde. Maar waar de kapper een gat had gegraven groeide een bos riet. En als de wind door het riet blies, ruiste het riet en het leek te roepen: ‘Koning Midas heeft ezelsoren. Koning Midas heeft ezelsoren’. 

Wie wil meediscussiëren over openheid en vertrouwelijkheid kan een mail sturen naar k.vanderkamp@protestantsekerk.nl